Incumplir la obligación de hacer una correcta entrega-recepción puede constituir una falta administrativa grave, de ahí la importancia de capacitar y profesionalizar a las personas servidoras públicas encargadas de la gestión documental en las instituciones de los tres órdenes de gobierno, coincidieron integrantes del Pleno del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), en la inauguración del Seminario Permanente en materia de Archivos y Gestión Documental.
En un mensaje, durante la primera sesión virtual “Procesos de entrega-recepción: Archivos y Libros Blancos”, el comisionado presidente del INAI, Adrián Alcalá Méndez, sostuvo que, de cara al próximo proceso electoral, la capacitación y profesionalización de quienes están involucrados en la gestión documental es clave para asegurar el derecho de la ciudadanía a acceder a la verdad y preservar la memoria histórica.
“Es importante empezar a trazar esta ruta en donde se preserve la memoria y se preserven los derechos de acceso a la información y de protección de datos personales, pero también el derecho a la verdad de todas y de todos”, subrayó ante representantes de instituciones públicas federales, estatales y municipales.
A su vez, la comisionada Josefina Román Vergara, Coordinadora de la Comisión de Gestión Documental y Archivos del INAI, remarcó que el artículo 49, referente al Código de Conducta de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, establece la obligación de registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información, que por razón de su empleo, cargo o comisión tengan bajo su responsabilidad las personas servidoras públicas, así como impedir o evitar su uso divulgación, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.
“Si no se cumple con lo que se establece en la Ley General de Archivos, la Ley General de Responsabilidades Administrativas y en todo el entramado normativo correspondiente a la debida gestión documental y a la obligación de hacer una correcta entrega-recepción, eventualmente, puede llevar al fincamiento de una responsabilidad que constituye una falta grave”, afirmó.
En su turno, la comisionada del INAI y enlace con el estado de Quintana Roo, Blanca Lilia Ibarra Cadena, afirmó que los procesos de entrega-recepción adquieren un papel relevante al advertir el estado en que la administración saliente deja los asuntos de su competencia y permite aproximar los temas que requieren atención por parte de quien llega, así como determinar posibles responsabilidades.
“Los procesos de entrega del encargo y posterior recepción -por quien sustituye- requieren que se tengan aptitudes sólidas para lograr eficacia, y todo esto va acompañado de la ética y el profesionalismo que se sustentan en conocer los alcances, o bien, las implicaciones de una correcta realización. Construyamos entonces la confianza en la función pública a través del cumplimiento de nuestras obligaciones, desde el inicio hasta la conclusión de nuestros encargos”, apuntó.
En su intervención, Magda Eugenia de Jesús Lozano Ocman, Coordinadora de los Organismos Garantes de las Entidades Federativas del Sistema Nacional de Transparencia (SNT) y Comisionada Presidenta del IdaipQroo, aseguró que este seminario no solo refleja el compromiso con la preservación de la información pública, sino que también subraya la importancia de los archivos en los procesos de entrega-recepción.
“Los archivos, como custodios de nuestra historia administrativa, juegan un papel crucial en el ejercicio del derecho de acceso a la información, en la rendición de cuentas de los gobiernos, aseguran que las transiciones de poder se realicen sin comprometer los logros alcanzados y son, por derecho propio, un bien público”, acotó.
En su momento, Laura Lizette Enríquez Rodríguez, Coordinadora de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del SNT, indicó que el objetivo del Seminario es abrir espacios para temas coyunturales como el proceso electoral que se llevará a cabo este año y los procesos de transición en la administración pública.
“Los archivos son fundamentales en los procesos de entrega-recepción. En todas las administraciones salientes se tiene la obligación de hacer entrega de los documentos, apegándose a los procedimientos establecidos en las leyes, lo que resulta un elemento necesario para la plena tutela y garantía del derecho de acceso a la información”, resaltó.
El Seminario es una iniciativa impulsada por el INAI y la Comisión de Archivos y Gestión Documental del SNT, en colaboración con el Archivo General de la Nación (AGN).